Tento dokument obsahuje informace pro subjekty údajů stran zpracování jejich osobních údajů v organizaci, a to v rámci požadavků, které jsou na organizaci, jakožto správce osobních údajů, kladeny ust. čl. 13 an. NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen GDPR).

1. Společnost

Správcem Vašich osobních údajů je společnost: PPS Engineering CZ s.r.o., IČ: 04943805, se sídlem V Luhu 3480, Most 434 01, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, oddíl C, vložka 42045, kontaktní e-mail: info@ppsengineering.cz

(dále jako „Společnost“)

2. Kategorie osobních údajů, které Společnost zpracovává

Zpracováním osobních údajů se rozumí systematická činnost, kterou Společnost provádí s osobními údaji za určitým účelem. Činností dle předchozí věty je zejména: shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické či právnické osobě, kterou je Společnost schopná identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb a prodejem zboží může ze strany Společnosti dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

a) Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje

Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy. Jedná se zejména o:

• akademický titul

• jméno a příjmení

• název obchodní firmy

• IČO, DIČ

• adresa sídla nebo místa podnikání

• fakturační adresa

• identifikační údaje zástupce zákazníka nebo kontaktní osoby, kterou zákazník určí

• identifikační údaje plátce vyúčtování

• bankovní spojení

• smlouva a vlastnoruční podpis (v listinné nebo digitální podobě včetně metadat podpisu)

b) Kontaktní údaje

• kontaktní telefonní číslo

• kontaktní e-mail

• názvy účtů na sociálních sítích

c ) Údaje o zakoupeném zboží, odebíraných službách, využívání služeb a platební morálce

• druh a specifikace poskytovaného zboží nebo služby

• objem poskytnutého zboží či služeb a jejich cena

• zákaznický segment

• informace o platební morálce

d) Údaje z komunikace mezi Společností a zákazníkem

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb a zboží mezi Společností a zákazníkem. Jedná se o zápisy osobní komunikace či jiném přímém kontaktu se zákazníkem, písemnou a elektronickou komunikací se zákazníkem.

e) Údaje zpracované na základě vašeho souhlasu

Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či k ochraně oprávněných zájmů Společnosti, ale jejich zpracování umožní společnosti zlepšovat služby, zaměřit se na to, co zákazníky opravdu zajímá, a případně zákazníky informovat o nabídkách, které jsou pro ně vhodné. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o:

• údaje získané marketingovými průzkumy (na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely)

• záznamy o chování na internetových stránkách spravovaných Společností získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči (jsou zpracovány pro vylepšení provozu internetových stránek provozovaných Společností, internetovou reklamu a v případě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely jsou tyto údaje zpracovány společně s ostatními osobními údaji pro tento účel)

3. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu Společnosti nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

a) Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Společnosti

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Společnosti a pro ochranu oprávněných zájmů Společnosti je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme souhlas, nicméně proti zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů Společnosti je možné podat námitku. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:

• vyúčtování za zboží a služby (plnění smlouvy)

• plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)

• účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)

• provozování kamerových a monitorovacích systémů v prostorách Společnosti pro účely prevence vzniku škod (oprávněný zájem Společnosti)

• analýza návštěvnosti internetových stránek Společnosti (oprávněný zájem Společnosti)

• zasílání obchodních sdělení s nabídkou produktů a služeb Společnosti (oprávněný zájem Společnosti)

• doložení stvrzení vůle subjektu údajů a platnosti právního úkonu v případě sporu (určení, výkon nebo obhajoba právních nároků)

• vyhodnocování chování zákazníka při využívání služeb a jeho platební morálky pro účely prevence vzniku pohledávek, které může mít vliv na rozhodování Společnosti o podmínkách uzavírání dalších smluv se zákazníkem, přičemž rozhodování o uzavření či neuzavření další smlouvy neprobíhá automatizovaně (oprávněný zájem Společnosti)

• vymáhání pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem Společnosti)

• procesy spojené s identifikací zákazníka (plnění smlouvy)

• zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv Společnosti, včetně obchodního monitoringu (oprávněný zájem Společnosti)

• evidence dlužníků (oprávněný zájem Společnosti)

Osobní údaje pro tyto dílčí účely jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže.

V případě zakoupení zboží od Společnosti je Společnost oprávněna zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje zákazníka, údaje o zboží a údaje z komunikace mezi zákazníkem a Společností po dobu 4 let ode dne uplynutí záruční doby na zboží.

Faktury vystavené Společností jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení.

Kamerové záznamy z prostor Společnosti a okolí budov Společnosti jsou zpracovávány maximálně po dobu 90 dnů ode dne pořízení kamerového záznamu.

b) Zpracovávání údajů zákazníků Společnosti se souhlasem pro obchodní účely

U zákazníka zpracovává Společnost s jeho souhlasem osobní údaje pro obchodní účely.

Pro obchodní účely mohou být na základě souhlasu zpracovány veškeré kategorie údajů uvedené v sekci 2 tohoto dokumentu, a to po dobu, po kterou je Společnost oprávněna tyto údaje evidovat pro účely poskytování služeb, plnění zákonných povinností a ochranu svých oprávněných zájmů, nejdéle však do odvolání souhlasu.

Se souhlasem pro obchodní účely zpracovává Společnost osobní údaje zákazníka pro potřeby relevantního zacílení reklamy produktů a služeb Společnosti. Samotné oslovení pak probíhá písemně, telefonicky, prostřednictvím veškerých prostředků internetové reklamy nebo formou rozesílky obchodních sdělení prostředky elektronické komunikace prostřednictvím kontaktních údajů.

Pro potřeby relevantního zacílení reklamních nabídek a dále pro potřeby stanovení obchodní strategie si Společnost též o zákaznících, kteří tento souhlas udělí, vytváří a uchovává údaje o jejich typovém chování při využívání služeb a produktů Společnosti, dále vytváří a uchovává anonymizované analýzy chování. Veškeré tyto činnosti jsou nezbytně nutné pro oslovení zákazníků vhodnými marketingovými nabídkami.

Poskytnutí souhlasu k obchodním účelům je dobrovolné a zákazník jej může kdykoli odvolat. Pokud zákazník svůj souhlas pro obchodní účely odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany Společnosti pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito Zásadami.

c) Zpracovávání údajů subjektů údajů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu

U subjektů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovává Společnost s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty, které jí subjekt dá k dispozici pro účely marketingového oslovení s nabídkou služeb a produktů Společnosti. Pokud je tento souhlas udělen prostřednictvím internetových stránek provozovaných Společností, jsou společně s těmito kontakty zpracovány i údaje z cookies Společnosti, které jsou umístěny na internetových stránkách, na kterých byl tento souhlas udělen, a to jen v případě, že má subjekt cookies ve webovém prohlížeči povoleny.

d) Zpracovávání cookies z internetových stránek provozovaných Společností

V případě, že má subjekt ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies, zpracováváme o něm záznamy chování z cookies umístěných na internetových stránkách provozovaných Společností, a to pro účely zajištění lepšího provozu internetových stránek a pro účely internetové reklamy Společnosti.

4. Způsob zpracování osobních údajů

Společnost zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Společnost vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních, tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

5. Příjemci Vašich osobních údajů

Vaše osobní údaje mohou být předávány tomuto okruhu osob: podílejících se na dodání zboží / služeb.

Vaše osobní údaje mohou být rovněž předávány orgánům veřejné správy a soudům, to však pouze za předpokladu, že tak stanoví zvláštní právní předpis, nebo k tomu dáte výslovný souhlas.

Našim zpracovatelům jsou Vaše osobní údaje předávány vždy na základě zpracovatelské smlouvy a v souladu s minimálním požadovaným standardem ochrany osobních údajů, které GDPR požaduje.

Vaše osobní údaje nejsou zpřístupňovány žádným subjektům usazeným mimo území Evropské unie.

6. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů ze strany Společnosti mají dotčené osoby podle GDPR, resp. v mezích stanovených zákonem, následující práva:

a) Právo na přístup k osobním údajům – na základě Vaší žádosti Vám Společnost musí sdělit, zda zpracovává, nebo nezpracovává Vaše osobní údaje. V případě, že je zpracovává, pak máte právo na to, aby Vám sdělila:

• za jakým účelem Vaše údaje Společnost zpracovává

• v jakém rozsahu jsou tyto údaje zpracovávány

• jak dlouho budou uchovávány

• komu budou zpřístupněny

• zda můžete podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů

b) Právo na opravu nepřesných údajů – pokud se domníváte, že Společnost zpracovává Vaše nesprávné (nepřesné) osobní údaje, pak máte právo na jejich opravu. V případě, že takovou nepřesnost ve svých osobních údajích zjistíte, dejte nám to na vědomí a my bez zbytečného odkladu provedeme nápravu.

c) Právo na výmaz – máte právo na výmaz osobních údajů, které se Vás týkají, pokud Společnost neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro který byly zpracovávány. Pokud se přesto domníváte, že nedošlo k výmazu Vašich osobních údajů.

d) Právo na omezení zpracování – do doby vyřešení podnětu máte právo na omezení zpracování, pokud budete popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podáte námitku proti jejich zpracování, a to zasláním písemné žádosti.

e) Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování – máte právo na oznámení ze strany Společnosti v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, bude Společnost informovat jednotlivé příjemce s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě Vaší žádosti může společnost poskytnout informaci o těchto příjemcích.

f) Právo na přenositelnost osobních údajů – máte právo vyžádat si od Společnosti osobní údaje, které se Vás týkají a které byly poskytnuty Společnosti v souvislosti se smlouvou nebo na základě souhlasu a které se zpracovávají automatizovaně, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a dále právo žádat o předání těchto údajů jinému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze žádosti vyhovět.

g) Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů – máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu Společnosti.

V případě, že Společnost neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, Společnost zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

h) Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

• Souhlas se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely je možné kdykoliv odvolat. Odvolání musí učinit zákazník.

• Souhlas s marketingovým oslovením udělený potenciálním zákazníkem ke konkrétnímu elektronickému kontaktu je možné kdykoli odvolat.

• Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.

i) Odmítnutí zasílání obchodních sdělení s nabídkou produktů a služeb – Zasílání obchodních sdělení s nabídkou produktů a služeb Společnosti je možné kdykoliv odmítnout. Odmítnutí musí učinit účastník.

j) Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů – máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů - https://www.uoou.cz/

Pokud se domníváte, že jsou Vaše osobní údaje zpracovávány v rozporu s příslušnými právními předpisy, sdělte nám prosím tuto skutečnost na e-mailové adrese info@ppsengineering.cz a vše společně vyřešíme.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou platné a účinné od: 1.5.2021